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| Business Bingo!ou Mais uma sobre reuniões improdutivas... Recentemente recebi alegre e-mail, caricaturando uma bem conhecida face do mundo corporativo "tradicional": reuniões. Cresci na minha vida profissional ouvindo sobre - e muitas vezes em contato direto com - essa questão, e assim posso garantir que não é um mito... O email diz mais ou menos assim:
Tirando o aspecto jocoso do email, queria ressaltar aqui a diferença entre os termos "reunião" e "discussão", "comunicação" e "deliberação". Comunicação: dizer algo relevante ao trabalho da pessoa convidada (às vezes, intimada mesmo), e como ela ou tarefas podem ser afetadas Deliberação: em espaço de tempo razoavelmente curto, decidir entre alternativas - de implementação, prazos, responsabilidades, etc. Discussão: em espaço de tempo médio a longo, buscar alternativas para soluções de problemas - uma miríade de exemplos possíveis, nem não vou gastar seu tempo comentando algum Reunião: convocação de pessoas para alguma das 3 anteriores ou combinações entre elas - o email acima é típico quando há discussão ou comunicação O que isso tem a ver com WindowsOk? Muita coisa! Nós particularmente somos contra discussões presenciais, a não ser que seja necessário que os participantes "toquem", "vejam detalhadamente" ou "cheirem" algum subject da mesma (ou como querem alguns, a chance de discutir com outro mais a chance de com sorte acertar o olho dele). Ou seja, assuntos intangíveis comuns, como administrativos ou organizacionais, nem pensar. Mesmo em empresas altamente "profissionais" onde cada minuto é honrosamente cumprido "com objetividade", exatamente pelo fato de "cada minuto fazer diferença" só o fato da pessoa ter de se deslocar até uma "sala de reuniões" já constitui um paradoxo... Discussões podem ser feitas via SharePoint em listas de discussão ou wikis com acessos controlados, com muitas vantagens, porém a que mais saboreio é o fato das decisões poderem ser amadurecidas em um tempo razoável (discutida e re-discutida). Boas idéias - ou melhor ainda, uma nova idéia, mais criativa - para uma decisão, podem surgir algumas horas ou alguns dias após aberta a "discussão". Isso torna altamente eficaz o processo deliberativo seguinte, baseado em idéias maturadas e inovadoras. E o melhor, não desperdiçamos tempo nos deslocando pela empresa, muito menos aguardando aqueles espertinhos que "se atrasaram" no caminho (e aí uma ladainha bem elaborada de justificativas). Ao participarmos de discussões, podemos verificar eventualmente blogs de trabalho, saber do andamento de projetos, etc. que podem influenciar nossas idéias ao discutir alguma coisa. É importante definir se há necessidade de um tempo determinado para que a discussão acabe, ou se é do tipo contínua, aberta. Já as comunicações são bem fáceis: via email, quando individual, ou via quadros de avisos ou feeds do SharePoint para equipes, ou para todos. Finalmente, deliberações. Classifico-as em urgentes e normais. Vou começar com as normais. Deveriam ser a conclusão lógica de uma discussão encerrada. Geralmente, acabam sendo feitas no âmbito da própria discussão, ao final de seus textos, e depois geram comunicações com um link para a mesma (nada de ficar copiando e repassando emails com o "teor" dela, ahá!) para que a deliberação "surta seus efeitos". As urgentes podem ser feitas via messenger (até via celular/smartphone!) ou netmeeting. O coordenador da deliberação consulta e aciona os participantes, dá um tempo de pelo menos uns 15 minutos para o início, e se algum convocado achar que não tem dados suficientes para deliberar, pode manifestar-se rapidamente, solicitando mais algum tempo para a decisão conjunta. A segurança de fazer via messenger?! Bem, deixo aqui um espaço para nosso serviço de assessoria ;-) Para quem está analisando alternativas para sua informatização, analise bem se seus fornecedores adoram usar ambos os quadros para justificar suas ofertas. Peça para que expliquem objetivamente o que elas podem ajudar no seu negócio, não aceite frases genéricas. Por exemplo, alguém pode dizer "deixamos sua rede mais segura" ou então "a Microsoft tem uma média de tempo de resposta de 20 dias para liberar correções de segurança em seus produtos depois de descobertas, e o concorrente x tem dias, segundo o site independente de análise x.y.com". Dados específicos demonstram o compromisso e envolvimento do fornecedor com aquilo que ele vende. A maioria dos fornecedores "oferecem" de acordo com a moda do mercado. Ora são especialistas em hardware, depois Novell, depois em Linux, depois em Microsoft... você compra e depois que a moda muda o mesmo fornecedor vem te vender uma "evolução" que deixa todo seu investimento para trás e tumultua sua rede e operações. Então, caro dirigente, veja que maravilha seus colaboradores não terem muitas chance de jogar business bingo, você é a chave para que isso não ocorra mais. Deixe as reuniões presenciais para as sociais e não mais "de trabalho". Bom trabalho!
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